Formularios inteligentes: Qué son y Cómo sacarles provecho

Los formularios inteligentes se consideran una pieza clave en el Inbound Marketing. Es considerado un espacio donde el usuario que visita la web está dispuesto a dejar sus datos personales y así convertirse en un registro o lead. 

Uno de los objetivos fundamentales del Inbound Marketing es la captación de leads a través de contenido de calidad que atraiga tráfico a la web. Una vez el usuario llega a la web, se sentirá incentivado a descargar contenido a cambio de datos personales. 

En este punto, es donde se hace indispensable el uso de formularios inteligentes que permiten a los usuarios llenar los campos con sus datos ¿Necesitas conocer más sobre este tema? A continuación, hemos creado un artículo con todos los detalles.

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Lo que debes saber sobre los formularios inteligentes con CRM

Para comenzar, debes saber que este tipo formularios son formatos sencillos que permiten a los usuarios introducir texto en diferentes campos. La finalidad de ellos, es recopilar información valiosa para el equipo de ventas. 

Así mismo, permiten personalizar aún más el servicio al lead que llena el formulario. 

Los formularios, no son solamente un conjunto de campos donde colocar información; si se utilizan correctamente, puede ser un recurso que permite potenciar las estrategias de marketing digital y aumentar el número de conversiones. 

Una de las particularidades de esta herramienta, es que, al ser relacionado con el software CRM, éste recopila toda la información que los leads colocan en ellos. 

Esto quiere decir que agregan la información a una base de datos ordenada y esto permite a la fuerza de ventas gestionar a ese nuevo contacto. Además, será posible incluir a este contacto en las nuevas estrategias.

Cuando un usuario llena un formulario inteligente, de manera automática la información aparece en el módulo de formularios del CRM. Desde allí se puede asignar al cliente a un agente de ventas específico de manera manual o automática. 

Adicionalmente, se pueden crear cotizaciones en caso de que el usuario haya solicitado un presupuesto. Los CRM también te permiten crear tareas específicas para futuras interacciones con el lead que pueda convertirse en una conversación.

El CRM tiene la capacidad de facilitar el acceso a la información de los formularios. De igual forma, automatiza diversas funciones con la intención de que la atención sea más eficiente.

Una de las grandes ventajas de los CRM en relación a los formularios inteligentes, es que permite realizarlos de manera sencilla siempre que se necesiten. De esta manera, se podrán colocar en la web de la empresa fácilmente.

En definitiva, se considera un excelente recurso que puede ayudar a captar clientes y ser más eficiente al momento de personalizar la atención hacia ellos.  

Qué importancia tienen en las estrategias de tu empresa

Los formularios, en muchos casos se consideran la primera interacción que tiene el cliente con el equipo de ventas de la empresa. La forma en la que gestiones sus solicitudes y ofrezcas respuestas puede marcar la diferencia. 

Hacerlo de manera correcta, puede generar que este lead se convierta en un cliente regular. Los formularios a través del CRM no solo permiten al equipo de ventas a tener un trabajo más organizado, también permite aprovechar oportunidades. 

Adicionalmente, la información que se obtiene a través de los formularios, puede servir como base para otras funcionalidades que se pueden utilizar dentro de la misma herramienta. 

Un ejemplo claro de ello, es que sirven para las campañas de Outbound, WhatsApp Marketing o Email Marketing. Para ser más específicos, los CRM permiten lo siguiente: 

• Crear formularios con facilidad, sin necesidad de programar y personalizarlo a mayor medida. 
• Facilitar su implementación en cualquier sitio web que lo requiera. 
• Recopilar la información de forma automática en la base de datos. 
• Automatizar acciones relacionadas con los procesos de venta y atención al cliente de los leads y contactos. 

Los formularios que se creaban en el pasado se han vuelto más inteligentes. Por lo tanto, usarlos a través de un CRM genera muchos beneficios para aumentar el número de conversiones. 

Consejos para crear los mejores formularios inteligentes

Crear estos formularios no es un proceso simple, dado que, el mismo debe ser sencillo de entender, de lo contrario los usuarios no los llenarán. 

Para que puedas tener una forma correcta de hacerlos, a continuación, ofrecemos para ti algunos consejos: 

Tener claro el objetivo

Es importante tener en cuenta la finalidad por la cual estás creando el formulario, además, los objetivos de su creación y, sobre todo, debes lograr que sea claro para tu cliente. 

En caso de que el usuario no sepa para qué sirve el formulario, dudosamente dedicará tiempo en completarlo. 

Escribir en un tono cercano y amigable

El tono de comunicación es indispensable a la hora de dirigirte a tu cliente. Al utilizar un tono cercano, es posible conectar más con él y estará más dispuesto a responder las preguntas.

No solicitar más información de la necesaria

Los ítems que solicites en el formulario, deben estar acordes con el objetivo del mismo. Por lo tanto, debes evitar incluir elementos que sean irrelevantes. 

Si solicitas demasiada información, tu cliente puede sentirse abrumado y podría dejar de responder. 

Agrupar las preguntas por secciones

Al unir las preguntas del mismo tipo o la misma temática, tu cliente encontrará todas las preguntas relacionadas juntas, de esta forma se le hará más fácil responderlas. 

Unir los datos personales, fiscales o de contacto podrá hacer que el cliente ubique la información del mismo tipo a la vez y podrá llenar el formulario rápidamente.

Explicar con detalle lo que necesitas

En muchas oportunidades, algunos formularios requieren de documentos con los que los clientes no se encuentran familiarizados. En tal sentido, será necesario que incluyas una breve explicación de lo que solicitas. 

Si estás solicitando alguna información que deban buscar, podrás hacerle sugerencias sobre dónde encontrarla. 

Hacer el máximo de preguntas cerradas

Esta es una de las mejores formas de evitar que tus clientes pierdan tiempo pensando en las respuestas, evita errores y utiliza el máximo de preguntas cerradas que sea posible.

Las preguntas cerradas son aquellas en las que ofreces un número limitado de opciones concretas a responder. En este sentido, será mucho más simple para el usuario elegir una respuesta. 

No hacer preguntas sesgadas y ofrecer una cantidad de respuestas equilibradas

Debes intentar que las preguntas sean lo más neutras posibles, sin necesidad de involucrar tu opinión en ellas. De esta manera, obtendrás respuestas más reales, es decir, donde tu opinión no haya tenido influencia. 

Adicionalmente, es importante que des un número de respuestas equilibradas. Por ejemplo, si ofreces 3 opciones positivas, debes incluir una respuesta neutra y 3 opciones negativas. 

De esta forma, el cliente puede valorar en igualdad de condiciones si le ha gustado o no la experiencia. Por ejemplo, si estás evaluando la experiencia de usuario, puedes emplear la siguiente modalidad:

¿Cómo ha sido tu experiencia de usuario en nuestra web? 

• Muy buena
• Buena
• Normal 
• Mala 
• Muy mala 

En este caso, la pregunta es neutra y cuenta con el mismo número de opciones positivas y negativas. 

Hacer el máximo de preguntas opcionales posibles

Puede que te interese conocer la opinión de tus clientes en muchos aspectos, pero, debes considerar que él puede no querer responder alguna pregunta. Incluso puede darse la posibilidad de no saber cómo hacerlo. 

En tal sentido, es necesario que las preguntas sean opciones y no obligatorias. En este caso, tendrás que detallar visualmente cuáles son opcionales y cuáles son obligatorias.

Hacer pruebas antes de enviar el formulario

Es importante que, antes de enviar el formulario realices las revisiones pertinentes. De esta manera, puedes asegurarte de que todo esté bien y que no es necesario ningún cambio. 

Nuestra recomendación, es que envíes el formulario a otros colaboradores de la empresa que puedan hacerte propuestas de mejoras o elementos que puedan no entenderse claramente.

Conclusiones

Los formularios inteligentes pueden ser una herramienta de gran utilidad para tu empresa. Te permitirá tener un contacto directo con tus leads y convertirlos en clientes recurrentes. 

Crear un formulario de este tipo, puede constituir un reto si no tienes claro el objetivo, por ello, recomendamos que establezcas su finalidad desde un inicio. 

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