Un workflow es una secuencia de emails que se envían de manera automática, mediante el uso de plataformas automatizadas especializadas en marketing. Esto se logra por medio de un software de marketing con opciones y herramientas que configuran los emails uno tras otro. Cuando tu lista de suscriptores es de unos 2.000 o más, será humanamente imposible que dispongas de tiempo o de los recursos para poder enviar manualmente los emails rápidamente, de modo que un workflow puede ser la herramienta digital que facilite esta actividad.

¿Qué es workflow desde un punto de vista tecnológico y qué aporta a la Gestión de Procesos de Negocio?

Workflow es una herramienta que se ha utilizado durante décadas en innumerables situaciones. Es la secuencia de mover tareas, proyectos, actividades o eventos de una etapa a otra con el fin de aumentar la velocidad, eficiencia y estandarización de los procesos de negocio. Los flujos de trabajo empresariales surgen de la necesidad de optimizar los procesos, por lo que surgieron como una herramienta en la disciplina de gestión de procesos de negocio (BPM). Actualmente se dispone de soluciones tecnológicas que automatizan el uso de flujos de trabajo que facilitan la identificación de disparadores (triggers), la generación de reportes, la distribución de responsabilidades y seguimiento, y la visualización de resultados. Un flujo de trabajo se puede documentar como una lista de actividades o como un documento de proceso detallado que incluye muchos procedimientos, tareas, actividades y responsabilidades. Además, los flujos de trabajo a menudo se representan mediante listas numeradas, diagramas de flujo y listas de verificación. Los flujos de trabajo ayudan a los miembros del equipo a hacer las cosas bien, organizar la información sobre el negocio y sus procesos, trabajar en coordinación eficiente, evitar errores y administrar la calidad (en el caso de las herramientas automatizadas) durante todo el proceso. Lo interesante de un workflow es que no se trata simplemente de un envío sucesivo de emails automáticos, sino que un flujo de trabajo puede usar criterios predeterminados que se logran por medio de una personalización adecuada a tu actividad y a tus compradores objetivos. El aporte que puede brindar es la rapidez del envío del mensaje y el acortamiento de los plazos que pasa un cliente objetivo dentro del embudo de conversión.

Por qué los workflows son importantes para cualquier empresa digital

Un workflow contiene objetivos para lograr la conversión que puedan guiar a cada usuario más velozmente en el embudo de conversión, y se puede utilizar en todo el proceso, desde que se hace un contacto inicial, hasta que se llega a una compra y a una fidelización de la buyer persona. Para estos efectos, los workflows cuentan con elementos como:

• Un segmento de contacto: que es la cantidad de destinatarios a los que se va a dirigir la secuencia de los emails, que comparten características comunes, de modo que recibirán correos particulares, de acuerdo con los intereses que tienen o las acciones que hayan solicitado.
• Etiquetas: se trata de palabras clave con las que se clasifican los contactos que ejecutan determinadas acciones en un workflow, identificando sus características y necesidades especiales que se pueden satisfacer.
• Emails: se trata de los correos electrónicos que conforman un workflow, que con herramientas ofimáticas automatizadas, son diseñados previamente, usando plantillas que luego son añadidas al flujo, en los que se toma en cuenta al destinatario, a los efectos de establecer un contenido que le pueda interesar.
• Tiempo de envío: son opciones añadidas al workflow que indican el momento en que será enviado el email. Se basa en lapsos de tiempo, el primer email se envía de inmediato y el segundo a los 2 o 4 días y así continuará. Lo importante es darle la continuidad necesaria a todo el proceso, de forma estratégica.
• Triggers: Es el disparador que hace que un workflow ocurra o no, para lo cual se tomarán en consideración las acciones que realicen los contactos. Cuando una determinada acción ocurre, el workflow sabrá cuál es el tipo de email que debe ser enviado, dependiendo del punto en el que se encuentre nuestra relación con el posible cliente.
• Autorespuestas: son mensajes automáticos que se envían a los usuarios y que se programan junto con los emails del flujo de trabajo, para que salgan en momentos concretos de un lapso, desde que se suscribe un contacto.

Beneficios de los workflow

Entre los beneficios de usar un workflow, podemos mencionar:

• La automatización de los procesos y el ahorro de tiempo en la ejecución. Enviar 2.000 emails no sólo requiere de un equipo completo de marketing, sino de mucho tiempo, lo que se ahorra totalmente con un workflow, para que ese tiempo extra sea invertido en acciones más estratégicas y creativas.
• Aumenta las conversiones. Al llenar un formulario de contacto en una website, el usuario comparte sus datos e ingresa de inmediato en el embudo de conversión, convirtiéndose en un lead. Eso lo hace parte del segmento de contactos que se enlaza en el workflow, desencadenando acciones automáticas, para que ese lead sea impulsado hasta que sea un cliente.

Cuando se usa un workflow, se acorta el ciclo de ventas, pudiendo incluir campañas sobre contenidos de leads, cross selling o up selling en diferentes tiempos, y los contactos podrían tener interés en los mismos, así como en los servicios o productos que se ofrecen.

Tipos de Workflow

Un workflow de email puede tener un flujo dinámico o lineal. El objetivo de la campaña de marketing es lo que establecerá la clase de flujo, o cuál combinación de flujos serán los mejores para cada estrategia.

¿Cómo crear un workflow?

Una plataforma de marketing de emails se enlaza con las cuentas de correos electrónicos de una empresa, sus formularios de contactos, los CRMs, los archivos de formatos en CVS y XSL, y otros, de modo que agregará a los destinatarios más fácilmente. Al usar un software automatizado, esta tomará la base de datos de la empresa y permitirá personalizar los asuntos, así como el contenido de los mensajes, con los nombres de los destinatarios y podrá seleccionar concretamente qué correo debe ser enviado a un contacto, según el interés que haya manifestado y sus acciones anteriores. Cuando le ofreces a un contacto un contenido o alguna proposición de servicio personalizada, en el instante adecuado, incrementas la posibilidad de obtener conversiones.

¿Cómo modelar y automatizar un flujo de trabajo?

Identifica a tu público objetivo, que serán aquellos contactos que se incluyen en tu base de contactos. Determina la forma en que tu producto puede satisfacer sus necesidades y en qué momento será más oportuno hacerles llegar tu mensaje. Cuando se haya podido establecer todo esto, utiliza una de las plataformas de marketing automatizado y suminístrale tu mensaje, fijando las pautas del flujo de actividad. Así, podrás establecer el ciclo inicial y los lapsos en que serán enviados los emails a los clientes que hayan entrado en el embudo de conversión, dependiendo del lugar en que se encuentre en el ciclo, si es el inicial, o si ya está en la etapa de adquisición.Así, el workflow trabajará por ti, haciendo que el contacto avance durante todo el proceso hasta que se obtenga su fidelización a una marca, producto o servicio.

Conclusiones

Un workflow es ideal para poder automatizar los envíos masivos de emails, de forma personalizada todo el tiempo. Ello va a permitir incrementar la productividad a los equipos de marketing y llevar a cabo de forma eficiente una campaña comercial, por medio de los emails. En consecuencia, un workflow es una herramienta necesaria para hacer llegar los mensajes correctos a los consumidores objetivos, en los momentos adecuados, y sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo y de personas en ello, porque se trata de un proceso automatizado.Esta información es una de muchas que conseguirás en Kaydu, si quieres asesorarte sobre qué es lo mejor para tu empresa, contáctanos, para más información. Quizás te interese: